CRM-Follow-up: Entwürfe statt Versand

n8n-Workflow, EAIR

Workflow-Canvas „EAIR CRM Follow-up – Entwürfe“ mit 46 Nodes: Zeitplan, Sheets-Zugriffe, Reservierungen, Gmail-Entwürfe und Writeback
46 Nodes, 72 Verbindungen — kein Node schreibt in den Gmail-Sendepfad. Workflow-JSON herunterladen
Thema
Automatisierungen
Art
Gründerprojekt
Nachweis
Von Björn Riemer bestätigt (14.10.2026), Quelle: b-riemer.dev
Technik
  • n8n
  • Google Sheets API
  • Gmail API
  • Werktags- und Feiertagslogik
  • Draft-only
  • Idempotenz über Lifecycle-IDs
  • batchUpdate

Kontext

Nachverfolgung, Sperrprüfung, Fristberechnung und das Schreiben der Anschreiben waren Handarbeit in einer Tabelle. Gesucht war Entlastung ohne Kontrollverlust: Der Mensch soll entscheiden und senden, die Maschine soll vorbereiten und nichts vergessen.

Was es leistet

  • Werktags um 07:00 Uhr oder auf Knopfdruck

    Lädt Leads, Ereignisse, Sperrliste, Feiertage und den aktuellen Gmail-Stand.

  • Entscheidet je Lead deterministisch

    Pflichtfelder vollständig? Adresse oder Domain gesperrt? Dublette? Frist fällig? Liegt schon ein Entwurf?

  • Legt den Entwurf an und labelt ihn

    Der Entwurf entsteht aus Vorlage und CRM-Feldern. Werte, die das CRM nicht hergibt, bleiben als [[FEHLT: …]] sichtbar stehen — der Workflow erfindet nichts.

  • Rückt den Zustand erst nach dem Versand vor

    Der Lead-Zustand ändert sich erst, wenn der Entwurf wirklich versendet wurde. Liegengebliebene Entwürfe meldet der Laufbericht.

Beispiel eines erzeugten Gmail-Entwurfs mit sichtbaren Platzhaltern [[FEHLT: …]] für Werte, die das CRM nicht hergibt
Ein erzeugter Entwurf (fiktiver Testfall): Fehlende CRM-Werte bleiben als [[FEHLT: …]] stehen, statt erfunden zu werden.

Technisch bemerkenswert

  • Reservierung vor dem Gmail-Aufruf

    Vor dem Gmail-Aufruf wird eine Reservierung geschrieben und erneut gelesen; nur der erste Besitzer darf schreiben. Zwei parallele Läufe erzeugen deshalb keinen doppelten Entwurf.

  • Idempotenz über Ereignis- und Lifecycle-IDs

    Die IDs setzen sich aus Lead, Sequenz und Versuch zusammen — Wiederholungen sind first-write-wins.

  • Fristen rechnen in Werktagen

    Die Stufen 7, 10 und 7 Werktage überspringen Wochenenden und Feiertage.

  • Ein einziger batchUpdate je Lauf

    Alle Tabellenänderungen gehen als ein einziger batchUpdate raus: Ein Fehler hinterlässt keinen halben Zustand.

  • Das Sendeverbot ist strukturell

    Die Exporte enthalten keinen Send-Pfad, und ein Test prüft genau das über beide Workflow-Dateien.

Stand und Grenzen

Outreach-Entwürfe
2
blockierte Leads
3
automatisch versendet
0
Tests bestanden
98/98

Demolauf am 24.08.2026 mit zehn fiktiven Leads: 2 Outreach-Entwürfe, 3 blockierte Leads (ein Opt-out, zwei Dubletten), 0 automatisch versendete Nachrichten, 1 Laufbericht. Lokale Testsuite: 98 von 98 Tests bestanden.

n8n-Ausführungsansicht des Demolaufs mit Laufbericht: 2 Entwürfe, 3 blockierte Leads, 0 automatische Sendungen
Der Demolauf in n8n (Ausführung #103) mit dem Laufbericht als Ergebnis.

Offen benannt

  • Ein Nutzer.
  • Kein LLM.
  • Keine LinkedIn-Automation.
  • Kein Lauf mit echten Kontaktdaten.

Selbst ansehen

Das Demo-Sheet des Laufs ist öffentlich als Betrachteransicht freigegeben und enthält ausschließlich fiktive Leads. Der exportierte Workflow lässt sich in jede n8n-Instanz importieren.