Aufgaben-Eskalation mit Timeout

n8n-Workflow, Dental Intelligence OS

n8n-Canvas des Workflows „Aufgaben-Eskalation mit Timeout“ mit Zeitplan-Trigger, Stufenlogik, Versand, Protokoll und Fehlerpfad
Der vollständige Workflow im n8n-Editor. Workflow-JSON herunterladen
Thema
Automatisierungen
Art
Gründerprojekt
Nachweis
Von Björn Riemer bestätigt (14.10.2026), Quelle: b-riemer.dev
Technik
  • n8n (self-hosted)
  • Supabase / PostgREST
  • Row-Level-Security
  • HMAC-signierte Links
  • Human-in-the-Loop
  • SQL-Sichten (EXISTS)
  • SMTP

Kontext

Das System erkennt Handlungsbedarf in einer Zahnarztpraxis und legt Signale mit Fälligkeit und Zuständigkeit an. Nach Ablauf der Fälligkeit passierte nichts — die Tagesliste sortierte nur. Messung in der Demo-Datenbank am 21.08.2026: 668 offene Signale mit überschrittener Fälligkeit, davon 372 ohne Zuständigkeit.

Was es leistet

  • Erkennung und Filter

    Täglicher Lauf um 05:00 Uhr oder manueller Start über einen tokengeschützten Webhook. Kandidaten sind überfällige Signale sowie Signale ohne Fälligkeitsdatum nach einer Ersatzfrist. Signale, die seit der Fälligkeit jemand angefasst hat, fallen raus.

  • Stufenlogik und Digest

    Stufe 1 an den zuständigen Bereich, Stufe 2 an die Praxisleitung (auch wenn niemand zuständig ist), Stufe 3 als Entscheidungsanfrage. Eine Mail je Praxis, Bereich und Stufe — mit Anzahl, ältester Fälligkeit, Summe und Deep-Links, ohne Patientendaten.

  • Entscheidung

    Die Stufe-3-Mail enthält signierte Links für Wiedervorlage oder Neuzuweisung. Ohne Antwort binnen Frist wird die Anfrage als unbeantwortet geschlossen, das Signal bleibt unverändert.

  • Protokoll und Fehlerpfad

    Jede Eskalation wird mit Stufe, Empfängerrolle und Ausführungs-ID protokolliert. Bei Mailfehler ein Wiederholungsversuch nach zehn Minuten, danach Abbruch mit Alarmmail — ohne halben Zustand in der Datenbank.

Digest-Mail der Stufe 3 mit Entscheidungslinks für Wiedervorlage und Neuzuweisung, ohne Patientendaten
Stufe-3-Mail an die Praxisleitung: je Aufgabe eine Entscheidung, keine Patientendaten, jeder Link führt hinter den Login.

Technisch bemerkenswert

  • Mengenbasiert statt ein HTTP-Aufruf je Signal

    Die Prüfung „seit der Fälligkeit unberührt“ läuft mengenbasiert als EXISTS in einer SQL-Sicht statt als ein HTTP-Aufruf je Signal — 668 IDs sprengen jeden URL-Filter.

  • Entscheidungslinks sind HMAC-signiert

    Ein gefälschter Link liefert 401, ein zweiter Klick auf denselben Link 409; zusätzlich erzwingt ein Datenbank-Trigger, dass eine Anfrage genau einmal beantwortet wird.

  • Kein Service-Role-Key

    Alle Datenbankzugriffe laufen unter Row-Level-Security mit dem Token eines Automationskontos, das Mitglied der Praxis mit Leitungsrolle ist.

  • Eskalation geht an Rollen, nie an Personen

    Das erzwingt das Datenmodell, nicht eine Absprache.

Auszug aus der Protokolltabelle signal_escalations mit Stufe, Empfängerrolle, Versandzeit, Antwort und Ausführungs-ID
Das Eskalationsprotokoll: Empfänger sind Rollen, nie Personen; die run_id ist die n8n-Ausführungs-ID.

Stand und Grenzen

Kandidaten im Volllauf
724
davon unberührt
80
Digest-Mails
5
Testfälle inkl. Negativtests
11

Erster Volllauf gegen die Demo-Datenbank am 23.08.2026: 724 Kandidaten, davon 80 unberührt, 5 Digest-Mails, 80 Protokollzeilen; ein Entscheidungsklick verschob ein Signal um fünf Wochen. Elf Testfälle inklusive Negativtests (manipulierte Signatur, Fristablauf, Mailserver aus, Datenbank aus) liefen auf einer lokalen Replik des Schemas.

Offen benannt

  • Keine Paginierung über 1000 Zeilen je Anfrage.
  • Der Signaturvergleich ist nicht zeitkonstant.
  • Als Postausgang dient ein Testpostfach statt eines Transaktionsmailers.
  • Der Testlauf verwendet ausschließlich synthetische Daten.

Workflow ansehen

Der exportierte Workflow lässt sich in jede n8n-Instanz importieren. Die n8n-Oberfläche selbst liegt hinter Anmeldung; ein Walkthrough ist auf Anfrage möglich.